Jak przekształcić zwykłe biuro w smart office tak, aby pracownikom pracowało się lepiej?

Rozwiązania smart office mają na celu przekształcenie tradycyjnego biura w przyjazną przestrzeń do pracy, w której pracownicy mogą rozwinąć skrzydła. Jednakże powodem takich inicjatyw jest najczęściej chęć obniżenia kosztów. Trzeba jednak pamiętać, że zmiany w organizacji pracy w największym stopniu dotykają pracowników. Aby upewnić się, że nowe rozwiązania przyniosą korzyści, warto poświęcić czas na ich zaprojektowanie w sposób spójny i pasujący do organizacji oraz pracujących w niej ludzi.

Często biura świecą pustymi biurkami i salami. Wynika to ze zmiany zachowań pod wpływem technologii. Fizyczna obecność przez 100% czasu nie jest już konieczna i stwarza to okazję do oszczędności.

Model jeden pracownik na jedno biurko odchodzi do przeszłości. Choć może to być trudne w małych firmach, to już w organizacjach liczących od 50 pracowników przejście na agile/flexi working ma sens. I można zaoszczędzić ok. 30% przestrzeni poprzez jej efektywniejsze wykorzystanie.

Możesz więc sprawić, że przestrzeń, w której pracują Twoi pracownicy, będzie również pracować dla Ciebie. Jak? Poprzez stworzenie środowiska sprzyjającego produktywności.

Podziel się biurkiem!

Raport “Better use of office space” opracowany w 2018 roku przez firmę SENION, zajmującą się wdrażaniem rozwiązań zwiększających produktywność biur, pokazuje, że tylko około 50% stanowisk pracy jest wykorzystywanych w tym samym czasie. Wynika z tego, że połowa biurek stoi bezużytecznie, generując koszty. Co ciekawe, pracownicy nawet nie zdają sobie sprawy, że faktyczne wykorzystanie stanowisk pracy jest takie niewielkie – według ich szacunków jest to 83%.

Według raportu przeprowadzonego przez JLL – firmę tworzącą sprzyjające efektywności biura przestrzenie biurowe, statystyczny pracownik w ciągu dnia pracy spędza przy swoim biurku zaledwie 40% czasu. Te dane uświadamiają, że model jeden pracownik na jedno biurko powoli przestaje mieć rację bytu. Mówiąc krótko: to marnowanie pieniędzy. A biorąc pod uwagę rosnącą popularność pracy mobilnej, przestrzeń biurowa w kolejnych latach będzie wykorzystywana w jeszcze mniejszym procencie.

Biuro The Factory w San Francisco. Żródło zdjęcia: https://pl.pinterest.com/pin/517491813425957928/

Pusta sala konferencyjna = niepotrzebne koszty

Problem niewykorzystania przestrzeni dotyczy także sal konferencyjnych. Często zdarza się, że sala nie jest zajęta, ale jednocześnie nie można jej zarezerować. Taka sytuacja ma miejsce wtedy, gdy ludzie rezerwują salę, ale nie odwołują rezerwacji w przypadku zmiany planów. W rezultacie sala nie tylko stoi pusta, ale nie też nie można wykorzystać jej do innych celów.

Optimaze, firma specjalizująca się w zbieraniu i dostarczaniu danych dotyczących miejsc pracy, stylu pracy oraz wykorzystania przestrzeni, w swoim raporcie “Workplace Review. Global Workplace Insights 2019” oszacowała, że sale konferencyjne w poszczególnych dniach tygodnia wykorzystywane są w mniej niż 50%. A jeśli mówimy o piątku, wskaźnik ten spada do 38%. W świetle tych danych, stworzenie biura sprzyjającego produktywności, w którym przestrzeń jest efektywnie wykorzystywana wydaje się koniecznością. Jak to zrobić? Trzeba wdrożyć rozwiązanie szyte na miarę. Jak więc wdrożyć rozwiązanie wspierające smart working?

Biuro firmy Trend Micro w Austin. Źródło zdjęcia: https://pl.pinterest.com/pin/235735361729359029/

7 kroków do spójnego rozwiązania

Zaprojektowanie spójnego rozwiązania i jego wdrożenie to proces, który trzeba dobrze zaplanować. Oto jak najlepiej do tego przystąpić.

1. Faza odkrycia (and. Discovery Phase)

Zacznij od analizy aktualnej sytuacji. Oceń, na ile wykorzystujesz swoją przestrzeń biurową obecnie. Wskaźniki, które są najczęściej brane pod uwagę przez organizacje, to: poziom wykorzystania przestrzeni, ilość wolnych miejsc, zagęszczenie pracowników, koszt stanowiska pracy, współczynnik mobilności. Następnie zbadaj, zidentyfikuj aktualnie wykorzystywane systemy na potrzeby potencjalnej integracji np. Exchange, Active Directory, systemy HR, Skype.

2. Mapowanie istniejących procesów i identyfikacja kluczowych problemów do rozwiązania.

Robert Kaplan, profesor Harvard Business School, twierdzi, że “jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać”. Aby zbadać procesy zachodzące w firmie, stosuje się ich mapowanie. Narzędzie to umożliwia lepsze zrozumienie tego, co się dzieje w danej organizacji, pozwala też zidentyfikować obszary, w których konieczna jest zmiana. Przedstawienie procesu w formie graficznej ułatwia określenie, w których miejscach działa on najgorzej. Kolejnym krokiem jest ustalenie, dlaczego tak się dzieje. Na podstawie tych danych możesz szukać najlepszych dla Twojej firmy rozwiązań.

3. Zaprojektowanie nowego rozwiązania uwzględniając technologię.

Weź pod uwagę potrzeby pracowników. Jeśli zdecydujesz się na przejście na hot desking i zmniejszenie ilości biurek, musisz się liczyć z określeniem zasad z tym związanych. Następnie będziesz potrzebować technologii wspierającej i umożliwiającej wizualizacje przestrzeni, rezerwację dostępnych biurek i sal konferencyjnych. Trzeba też pamiętać, że żeby całe przedsięwzięcie się udało, musisz miec tez zaplanowane przestrzenie do kolaboracji i odpoczynku. Efektywny system pozwoli uniknąć marnowania czasu na szukanie miejsca pracy. Upewnij się też, że pracownicy w razie potrzeby mogą się nawzajem łatwo znaleźć.

4. Tworzenie prototypów i walidacja koncepcji na wczesnym etapie realizacji (Proof of Concept).

Proof of concept ma na celu zbadanie, czy realizacja danego pomysłu jest możliwa. Innymi słowy, to testowanie na wczesnym etapie.  Zanim wprowadzisz nowe, drogie rozwiązanie, upewnij się, że przyjmie się ono w Twojej firmie. W ten sposób sprawdzisz, czy rzeczywiście to, co chcesz wprowadzić pokrywa się z tym, czego potrzebuje Twoja firma. Poproś pracowników, by pomogli Ci przetestować nowe rozwiązanie. Ich zaangażowanie we współtworzenie rozwiązań jest bardzo istotne – w końcu zmiany mają polepszyć warunki pracy, nie odwrotnie. Pracownicy powinni mieć tego świadomość, daj im więc odczuć, że są ważną częścią całego procesu.

5. Zbieranie feedbacku od pracowników i wdrażanie proponowanych przez nich ulepszeń.

Przy przekształcaniu biura w smart office, podobnie jak w przypadku innych projektów IT i IoT, dobrze jest brać pod uwagę informacje zwrotne. O wykorzystaniu feedbacku w projektach IT pisałam tutaj. Podobne mechanizmy zbierania opinii można zastosować przy walidacji rozwiązań mających na celu poprawę efektywności biura.

6. Twórz oprogramowanie inkrementalnie  zgodnie z metodologiami Agile.

To kolejny punkt, który zwiększy prawdopodobieństwo, że wprowadzane zmiany przyniosą oczekiwane, pozytywne rezultaty. Tworzenie oprogramowania inkrementalnie  pozwoli Ci kontrolować ten proces i reagować od razu, gdy pojawią się problemy. Metodologia agile zakłada dużą elastyczność, dostosowywanie się do zmian na bieżąco i nieustanne wprowadzanie ulepszeń. Przekształcanie całej organizacji to złożony proces, na który ma wpływ wiele czynników, w tym ten najbardziej nieprzewidywalny – ludzie.

7. Dołącz element zarządzania zmianą jako część rozwiązania. Określ, czym jest inteligentna praca konkretnie w kontekście twojej firmy i wdrażaj wszystko razem, łącznie z technologią, poprzez komunikację z użytkownikiem, szkolenie i zaangażowanie.

Budowanie środowiska smart office to znacznie więcej, niż tylko kilka zmian w umeblowaniu biura. To tworzenie nowoczesnych rozwiązań, mających na celu ułatwienie pracy każdemu z pracowników. To rozwiązanie, które kreujesz wspólnie ze swoim zespołem. Twoim zadaniem jest uświadomić pracownikom, że są ważną częścią tej zmiany.

Pracuj mądrzej, nie ciężej

Inteligentne budynki czy urządzenia to tylko narzędzia do osiągnięcia celu, jakim jest środowisko zwiększające produktywność. Jeśli chcesz dokonywać wielkich rzeczy, potrzebujesz zgranego, zaangażowanego zespołu, który z satysfakcją wykonuje swoją pracę. Wprowadzenie najnowszych technologii oraz wdrożenie idei smart office i smart office to nie tylko obniżenie kosztów. To przede wszystkim stworzenie warunków pracy wspierających efektywność, kreatywność i zadowolenie z pracy. Efekt: Twoim pracownikom pracuje się lepiej, są bardziej wydajni, a Ty ponosisz mniejsze koszty. Gra warta świeczki, prawda?

Leave a Reply