5 darmowych narzędzi do kolaboracji, które usprawnią komunikację w projekcie i zwiększą efektywność zespołu

Deadline się zbliża, a projekt, nad którym pracuje Twój zespół, utknął w martwym punkcie i wcale nie zanosi się na to, by w najbliższym czasie coś miało się zmienić. Pojawia się frustracja, napięcia, stres. Dodatkowo piętrzą się problemy z budżetem, więc nawet nie myślisz o inwestowaniu w nowe narzędzia. Sytuacja patowa? Niekoniecznie.

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość: projekty realizowane przez Ciebie lub na Twoje zamówienie mogą być ukończone w terminie i kosztować tyle, ile początkowo zakładał budżet. I wcale nie będziesz potrzebować do tego drogich narzędzi! Co więcej, używając darmowych rozwiązań, usprawnisz pracę zespołu, nawet jeśli nie wykazuje on nadmiernego zainteresowania. Zwiększysz wreszcie efektywność zespołu. Niemożliwe? A jednak.

W czym tkwi problem?

Większość project managerów na którymś etapie kariery doświadczyła sytuacji, gdy projekt wymknął się spod kontroli. Niby był plan, niby miał on sens, niby wszystko powinno być w porządku. Dlaczego więc członkowie zespołu zachowują się tak, jakby nie wiedzieli, co mają robić? Problemy się nawarstwiają. To, co miało zająć tylko chwilę, niebezpiecznie się przeciąga. Zespół traci motywację do pracy. Zauważasz, że poszczególne zadania się dublują, co nie tylko generuje dodatkowe koszty, ale także opóźnia ukończenie projektu. Powstaje chaos, generalnie niedoinformowanie, a atmosfera w pracy się pogarsza. Co poszło nie tak? Prawdopodobnie komunikacja.

Zazwyczaj jest tak, że plan projektu wygląda realnie do wykonania  na monitorze i jest zrozumiały, niestety często tylko dla managera. Zespół niekoniecznie wie, o co w nim chodzi. Zazwyczaj członkowie zespołu nie mają pełnego obrazu sytuacji, a plan projektu jedynie skanują wzrokiem i za chwilę o nim zapominają. Natłok pracy sprawia, że deadline’y umykają z pola widzenia. Jeśli zarządzasz projektem w takiej sytuacji, możesz odnieść wrażenie, że zespół nie angażuje się w projekt wystarczająco. Zaskakujące może być, gdy ludzie nie raportują o przeszkodach w wykonaniu zadania, ani nie szukają rozwiązań. W efekcie w późniejszej fazie projektu okazuje się, że elementy, które miały być gotowe, nadal wymagają dopracowania. To rodzi kolejne nieplanowane koszty i wydłuża czas realizacji. Pasywna postawa pracowników może wynikać z tego, że zwyczajnie nie wiedzą, co mają robić. Nie mają szerszego obrazu całości, więc wykonują tylko swoją małą część, nie odnosząc jej do kontekstu całego przedsięwzięcia. I po to właśnie jesteśmy my – managerowie, aby im pomóc, odblokować przeszkody, rozwiązać problemy i wesprzeć.

Rola managera

Ludzie są różni i to zadaniem managera jest dostrzeganie ich ograniczeń w pojmowaniu i przekazywanie wiedzy w taki sposób, aby była zrozumiała dla każdego. Jednym z takich obszarów wiedzy jest postęp projektu i świadomość, jakie są zależności, niebezpieczeństwa i najważniejsze cele projektu. Pokazanie efektu domina – co się stanie, jeśli niektóre rzeczy nie zostaną zrobione.

Dłużej, niż bym chciała, zajęło mi zrozumienie, że ludzie nie postrzegają świata tak samo, jak ja. To, że wszystko jest w planie projektu nie sprawi, że gdy pracownicy go przeczytają, to będą wiedzieć, co dalej. Dlatego zaczęłam wprowadzać różnego rodzaju ułatwienia w dostępie do statusu projektu tak, aby każdy w dowolnym momencie wiedział nie tylko, co ma zrobić i na kiedy, ale przede wszystkim dlaczego i co się stanie, jeśli nie wykona swojego zadania. Każdy powinien mieć świadomość, w jaki sposób jego zaniedbanie uderzy w zadania, które robią jego koledzy.

Bez dobrej komunikacji ani rusz

Zarządzanie różnego rodzaju projektami uświadomiło mi znaczenie komunikacji w procesie ich realizacji. Efektywna wymiana informacji znacznie przyspiesza pracę, eliminuje nieporozumienia, usprawnia działanie całego zespołu. To wszystko ma wpływ na motywację pracowników.

Na rynku są zaawansowane, ale też drogie rozwiązania informatyczne pomagające w zarządzaniu projektami. Na szczęście jednak dostępne są również ich tańsze – lub nawet darmowe – zamienniki. Poznaj je i dowiedz się, jakie dają możliwości i co je różni od kosztownych korporacyjnych narzędzi.

Każde z narzędzi, które prezentuję poniżej, ma wpływ na poprawę komunikacji w zespole. Jak więc ze skutecznością przekazywać pracownikom informacje na temat postępów w projekcie?

1. MS Project vs Teamwork do planowania harmonogramu

Na realizację projektu ma wpływ mnóstwo czynników. Aby zminimalizować ryzyko niespodziewanych zmian, warto całe przedsięwzięcie dokładnie zaplanować. Dobrą praktyką jest planowanie za pomocą takich narzędzi, które umożliwiają całemu zespołowi wgląd w harmonogram, aby każdy miał szansę być z nim na bieżąco.

MS Project to korporacyjny standard – zaawansowane, potężne narzędzie wspierające zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest nieustannie ulepszane od przeszło 30 lat i między innymi dzięki temu, że istnieje tak długo, zyskało ogromną popularność. W razie problemów podczas użytkowania, istnieje wiele opcji uzyskania pomocy – zarówno ze strony producenta, jak i innych użytkowników. MS Project oferuje mnóstwo funkcji, jest dobrze zintegrowany z innymi produktami z pakietu Microsoft i ze Skype. Program ma jednak swoje wady – mniej zaawansowane technicznie osoby mogą potrzebować szkolenia przed rozpoczęciem korzystania z programu. Narzędzie nie jest też dostępne w wersji online. To utrudnia współpracę w czasie rzeczywistym. Dodatkowo mogą pojawić się problemy z kompatybilnością – dokumenty zapisywane są w formacie możliwym do odczytania tylko przez inne komputery z zainstalowanym MS Project.

Tańszą – a w przypadku, gdy z narzędzia korzysta nie więcej, niż pięciu użytkowników, darmową – alternatywą, jest Teamwork. Być może nie oferuje aż tak szerokiej gamy funkcji, ale w zupełności wystarczy do koordynacji kilku współpracujących podmiotów. Nauka obsługi aplikacji nie powinna przysporzyć nikomu problemów. Dostępny jest tylko w wersji online, a taka forma ułatwia współpracę. Pozwala na dodawanie zadań przypisanych do konkretnej osoby i ulokowanie ich w kalendarzu, wyznaczenie najważniejszych celów, daje też możliwość dodawania notatek i wymiany wiadomości pomiędzy członkami zespołu oraz integracji z mailem. Wizualna forma natomiast ułatwia zrozumienie całości projektu. Chociaż wizja darmowego oprogramowania jest zachęcająca, to należy liczyć się z tym, że w miarę rozrastania się projektu, może zaistnieć potrzeba rozszerzenia do płatnej wersji.

2. Skype for Business vs Google Docs plus Hangout do prezentowania na odległość

Niektóre kwestie znacznie łatwiej wytłumaczyć za pomocą obrazu, niż słów. Jeśli w danej chwili nie mogę fizycznie spotkać się ze swoim zespołem, a chcę pokazać, jak zrobić daną rzecz, korzystam z narzędzi umożliwiających wideorozmowy i udostępnianie ekranu. W ten sposób mogę krok po kroku przeprowadzić inne osoby przez dany proces. Zajmuje to mniej czasu i jest znacznie bardziej efektywne, niż rozpisywanie się w mailach czy ustne tłumaczenie danego zagadnienia. Jest też większa szansa, że druga osoba dokładnie zrozumie, czego od niej oczekuję. Poza tym, możliwość oglądania twarzy drugiej osoby, jej mimiki, minimalizuje ryzyko błędnej interpretacji przekazu.

Skype for Business oferuje szereg przydatnych rozwiązań pomocnych wtedy, gdy chcesz prezentować treści na odległość. To pakiet w ramach Office 365, pozwalający na użycie aplikacji takich, jak Word, Excel, PowerPoint i innych. Bez trudu może obsłużyć aż do 250 uczestników. Umożliwia integrację ze Skype Meeting Broadcast – funkcjonalnością, dzięki której transmisję na żywo może obejrzeć 10 tys. uczestników. Skype for Business gwarantuje większe bezpieczeństwo, m. in. dzięki wprowadzeniu roli administratora, który może nadawać i odbierać uprawnienia poszczególnym użytkownikom.

Znana na całym świecie darmowa wersja Skype również może okazać się przydatna podczas realizacji projektu, ale raczej w przypadku mniejszych zespołów. W wersji bezpłatnej w rozmowie grupowej może brać udział do 25 uczestników. Skype umożliwia wideokonferencję, udostępnianie ekranu czy czat. Kolejną bezpłatną alternatywą dla Skype for Business jest Google Hangout. To narzędzie umożliwia obsługę do 10 użytkowników w tym samym czasie. Podobnie jak pozostałe dwa narzędzia, posiada opcję udostępniania ekranu, wideorozmów oraz rozmów na czacie. Minusem jest to, że aby korzystać z narzędzia, trzeba posiadać konto Google. Co więcej, przy korzystaniu na smartfonach, konieczne jest pobranie odpowiedniej aplikacji (również bezpłatnej).

3. Confluence od Atlassian vs Google Docs, aby nadawać na tych samych falach

Pewnie znasz taki obrazek: tłumaczysz drugiej osobie zadanie, ona przytakuje i sprawia wrażenie, że wszystko doskonale rozumie. Po kilku dniach dostajesz ukończoną rzecz i okazuje się, że chociaż w zasadzie została zrobiona zgodnie z wytycznymi, to kompletnie nie o taki rezultat Ci chodziło. Taka sytuacja rodzi frustrację u obu stron. Ty się denerwujesz perspektywą przeznaczenia dodatkowego czasu i pieniędzy na poprawki, a Twój współpracownik ma poczucie, że jego praca poszła na marne. Dlatego warto na każdym etapie realizacji zadania upewniać się, że wszyscy dokładnie wiedzą, jakich wyników się spodziewasz.

Confluence od Atlassian to wspaniałe narzędzie, któremu nie dorówna żadna darmowa aplikacja. Świetnie nadaje się do kolaboracji, budowania bazy wiedzy i tworzenia czytelnej struktury dla dokumentacji. Jest zintegrowany z takimi narzędziami jak Jira, Google czy Slack. Daje możliwość dodawania terminów realizacji poszczególnych zadań, etykiet czy korzystania z templatek. Niestety, narzędzie nie jest bezpłatne, a dodawanie kolejnych funkcji wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Jeśli masz mały zespół i zależy Ci po prostu na współpracy w czasie rzeczywistym, komentowaniu oraz dostępie do materiałów online, Google Drive wraz z Google Docs powinno spełnić te oczekiwania. Jego niewątpliwą zaletą jest to, że jest łatwo dostępny – wystarczy posiadać konto na Gmailu. Google Docs umożliwia łatwy import i eksport danych,  zmiany dokonywane w dokumentach zapisywane są automatycznie. Aby jednak korzystać z narzędzia, konieczny jest dostęp do internetu.

4. Jira vs Trello jako Kanban board

Kanban to metoda wizualnego zarządzania zadaniami, projektami, zespołami i czasem. Sama idea jest bardzo prosta – polega na tym, że tablicę dzielimy na trzy kategorie: „do zrobienia”, „w trakcie pracy”, „zrobione”. Wszystkie zadania składające się na projekt umieszczamy w kategorii „do zrobienia”. Zaczynając pracę nad danym zadaniem, umieszczamy je w kolumnie „w trakcie pracy”. Gdy skończymy, przenosimy je do „zrobione”. W ten sposób bardzo łatwo zorientować się, w którym miejscu jesteśmy i co jeszcze należy zrobić, aby skończyć projekt.

Nie znam lepszego narzędzia do zarządzania rozwojem oprogramowania, niż Jira. Pozwala ona na analizę poszczególnych aspektów pracy, integrację z wieloma innymi wtyczkami, doskonale nadaje się do wizualnego zarządzania projektem. W pełnej wersji to narzędzie jest dedykowane twórcom oprogramowania i dla nich będzie idealne. Zespoły pracujące nad innego typu projektami mogą go używać jako Kanban board..

Programem opartym na metodzie Kanban o bardziej ogólnym przeznaczeniu jest Trello. To dobre rozwiązanie, jeśli nie potrzebujesz aż tylu funkcji, a chcesz jedynie śledzić postępy w projekcie i odblokowywać tematy, które utknęły w którymś punkcie. Trello to jedno z najpopularniejszych narzędzi tego typu, całkiem nieźle sprawdzające się w roli tablicy Kanban, jak i narzędzia do zarządzania projektami. W najprostszej wersji dostępne jest za darmo. Aplikacja nie daje jednak możliwości korzystania z modelu on-premise, a jedynie z chmury. Dla organizacji z podwyższonymi normami bezpieczeństwa może to być ograniczeniem.  Trello nie oferuje też opcji raportowania czy tworzenia wykresów.

5. Evoko meeting room booking plug in & panel vs rozwiązania DIY (ang. do it yourself, czyli zrób to sam)

Efektywny system rezerwacji sali to rozwiązanie, które pozwoli uniknąć nieporozumień w sytuacji, gdy Twój biznes jest oparty na częstych spotkaniach  z klientami lub często organizujesz spotkania dla poszczególnych zespołów.

Na rynku jest wiele wtyczek do Outlooka umożliwiających rezerwację sali konferencyjnej. Szwedzka firma Evoko oferuje bardzo dobre rozwiązanie, dzięki któremu możesz zarezerwować salę przez Outlooka, a następnie wyświetlić rezerwację na panelu. Ta wtyczka oferuje też bardzo przydatne rozwiązanie w duchu inteligentnego biura – możesz zarezerwować pokój „w biegu”, prosto z panelu. Dodatkowo narzędzie zachwyca pięknym designem. Niestety, jego cena odstrasza. Za sam panel trzeba zapłacić tysiąc funtów.

Nikogo nie powinno więc dziwić, że w firmie zajmującej się oprogramowaniem, nikt nie chciał tyle płacić, a programiści postanowili wziąć sprawy w swoje ręce. Wykorzystali darmowa wtyczkę do Google Calendar, a następnie wyświetlili na nikomu już niepotrzebnym tablecie. Oczywiście efekt nie był tak piękny i nie posiadał funkcji bookowania z panelu, ale za to kosztowało to dziesięć razy mniej a efekt okazał sie zupelnie wystarczajacy dla małej firmy.

Oprogramowanie to nie wszystko

Różne narzędzia znacznie ułatwiają pracę nad projektem. Tyczy się to nie tylko managerów, ale także samych pracowników – w końcu nikt nie lubi marnować swojego czasu, a rozwiązania technologiczne pozwalają to w dużej mierze ograniczyć. Jednak żadne rozwiązanie nie wdroży się samo. Do tego potrzebna jest zmiana i wprowadzenie odpowiednich zwyczajów w firmie, takich jak:

  • Poranne stand-upy zaczerpnięte z Agile, żeby odblokować zadania które utknęły i ustalić priorytety na dany dzień; w takich spotkaniach każdy bierze udział, niezależnie od tego, skąd pracuje.
  • Raz w tygodniu progress meeting – spotkanie dotyczące postępów projekcie, żeby przyjrzeć się i zaktualizować plan (narzędzia jak Team work przypominające o zbliżających się deadline’ach bardzo w tym pomagają).
  • Przestrzenie do kolaboracji i możliwości podzielenia się feedbackiem.

Należy też ustalić jasne zasady w firmie, np. określić, na które spotkania trzeba stawiać się osobiście, a które można załatwić telefonicznie. Przede wszystkim jednak, aby komunikacja w firmie przebiegała bezproblemowo, a projekty gnały do przodu, niezbędne jest stworzenie bezpiecznego środowiska do wymiany myśli. Każdy pomysł jest cenny, niezależnie od tego, kto jest jego autorem. Dobry manager potrafi wyzwolić w pracownikach kreatywność, a to wartość nie do przecenienia.

Leave a Reply